试论新形势下文秘人员应具备的职业素养

论文总字数：8578字

摘 要

：随着社会的不断进步，生活节奏的加快，社会生产和管理工作日趋复杂，文秘作为社会生产管理阶层的中的一员，其从事的文秘工作是一项综合性岗位。社会的不断发展对文秘工作产生的影响越来越明显，对文秘人员的要求也越来越高，文秘人员的工作环境、服务对象以及辅助办公工具都有了较为明显的变化。文秘的职业素养作为文秘专业人才的核心显得尤为重要。在这种形势下，文秘人员只有不断完善文秘专业相关的知识结构，努力提高自身各方面的能力，全面提升文秘人员的职业素养，才能满足新形势的需求。

关键词：文秘人员；文秘工作；新形势；职业素养

Abstract: With the develop of the society and the speeding up of life rhythm,social production and management become more and more complex.As a part of the management of the social production ,secretary is a comprehensive work.The secretary’s work environment ,service jobs and auxiliary office tools have obviously changes.The social develop have big impact on secretarial work,at the same time,the society have higher requirement for secretarial staff.In this situation,secretarial professionalism is the core of secretary.Secretarial staff only improve secretarial’s related knowledge structure,strive to improve and perfect the personnel aspects ability,improve secretarial personnel’s professional quality, can meet the new situation’s demands.

Key words: Secretary; Secretarial work；The new situation; Professionalism

“文秘这一职业，所代表的工作内容是从事办公室里的程序方面的工作，协助并在领导身边处理公司的政务和日常各个方面的事务，并协助领导做出决策及提供服务的工作人员。”^[1]（P1）“文秘人员依据其职业生涯阶段和工作性质的不同，一般分为三个阶段：第一阶段，初级文秘，初级文秘的能力包括接电话、发传真、收发信件等；第二阶段，中级文秘，中级文秘的能力包括写作基本信函、能够起草合格的报告和对会议做出相关准备等；第三阶段，高级秘书，高级文秘的能力包括能够起草合格的重要文件、将上司的命令顺利传达和处理各种问题等。”^{[1]（P176）}新形势下的文秘人员多为中级秘书或高级秘书，而形势的变化也使得文秘人员和文秘工作面临众多问题，同时对文秘人员的职业素养提出了更高的要求，文秘人员也必须依据形势的要求，全面提高其职业素养。

一 新形势下文秘人员和文秘工作所面临的问题

随着社会的不断发展，形势的不断变化，文秘人员在工作中会遇到各种问题，主要有以下三个问题：首先，文秘人员的思想水平不能适应新形势的需要；其次，文秘人员所从事的职能不够优秀，角色不够到位；最后，在文秘工作中，文秘人员专业性不强，职业化水平低。

（一）文秘人员的思想水平不能适应新形势的需要

在文秘工作中，政治方向是第一位，我国的国情对文秘人员在政治方向上起决定性作用，即使在“信息爆炸”时代，仍有些文秘人员对国家现行的方针、路线和政策等情况无所了解。在文秘工作过程中会不断出现新情况和新问题，上级的情况和下属意见及建议不能够顺利融合，国家现行的方针、路线和政策在公司内部也很难及时的贯彻落实。因为对现行政策和法规知识缺乏了解，在处理请示和报告时，文秘人员对于方案应该具备的科学性和方案的实时操作性不能够有效提高，这些都会导致领导在工作指导方面出现失误，给下面的工作带来许多不必要的麻烦。一个合格的或者说优秀的、能够正确处理事务的文秘人员，最重要的是思路以及观念正确、严谨，世界观准确契合中国国情，并且适应当前形势发展。

（二）文秘人员所从事的职能不够优秀，角色不够到位

在当今形势下，文秘人员需要进一步注重职业的服务性和工作的灵活性。“文秘工作无论是起草文稿，还是档案文书处理、安排会议、接待来访等事务工作，都围绕着“服务”展开，为单位服务、为各部门服务、为领导服务、为群组服务是文秘人员的基本职能。” ^[3]文秘人员在其职能范围内，是领导与下属之间的纽带。然而一些文秘人员在实际工作中并未能真正履行文秘人员的职能，发挥其主观能动性，文秘人员“传达上级的命令，启发下级努力工作”的职能没有产生良好的效果，工作方法未能向专业严谨规范性转变，工作事务风格未能向独立自主思考风格转变，文秘人员日常的工作重点没有由对局部的把握向对整体胸有成竹的转变。

（三）在文秘工作中，其专业性不强，职业化水平低

文秘工作本身具有很多特点，其中较为突出的两个特点是综合性和边缘性。这两个特点使得文秘专业不够突出，再加上现代媒体对文秘人员的相关报道，使很多人认为文秘人员只是公司装点门面的“花瓶”，文秘工作是吃青春饭的职业，文秘工作也只要求工作人员年轻漂亮即可。我国目前的在岗文秘人员大多没有经过严格系统的文秘训练，其职业道德理念也相对缺乏，文秘人员在实际工作中的方法与经验都是靠时间摸索累积下来的，在专业性方面存在明显的缺陷。“同时，很多高校在文秘教育发展方面专业性不够强，且文秘专业多数是通过中文专业转变而来，这就使得很多院校在设置文秘专业课程的时候，将《秘书学》、《公共关系学》、《秘书实务》等课程作为主要课程。同时，又将《古代文学》、《外国文学》《现代汉语》等中文专业的必修课程作为文秘专业的主要课程，” ^[3]在这样的课程结构下学习的文秘人员专业能力较差，很难满足用人单位在实际工作中对文秘人员的需要，以上的情况都使文秘专业人员在专业性工作上发展不强。当今社会培养专业文秘人员，首先是行政方面的能力，大部分行业的文秘缺少专业性，所以行业内的人担任这个工作时，给文秘工作带来巨大困难，同时产生许多问题。除此之外，文秘人员所具备的专业水平偏低，各大院校在培养文秘人员时侧重于理论知识培养，缺少技能和职业素养的培养。由于这些原因，文秘行业的发展受到了严重阻碍。

文秘人员必须站在新的视角对待文秘工作，顺应时代发展的需要，顺应领导的工作需要，快速且高效的做好本职工作。这也对文秘人员的职业素养提出了更高的要求。当代文秘人员不仅要有过硬的思想政治素质、高尚的职业道德素养、扎实的知识能力素养、健康的心理素质，还要有宽广的视野和创新的思维，才能顺应时代要求。

二 新形势下文秘人员应具备的职业素养

为适应社会变化和公司需求，在新形势下一位优秀的文秘工作者必须在其思想政治、道德、文秘专业知识、综合业务能力等方面具备一定的职业素养。

（一）文秘人员在思想政治方面的素养。我国的国情对文秘人员在政治方向上起决定性作用，新形势下的文秘人员应该具备一定的理论水平和政策水平，能够系统的掌握马列主义毛泽东思想及中国特色社会主义理论体系，并且在一定时候能够熟练运用。在关系到政治方面的相关问题时，必须要从政治角度进行分析处理，在大是大非面前要必须坚定立场，具有较强的辨别是非能力。文秘工作者所从事的工作大多与思想政策有关，对于思想政治方面的知识有一定认识是做好文秘工作的前提，文秘人员必须具备高深的思想理论水平，这样在其处理实际问题时才能够取得更完美的结果。文秘人员必须把思想理论和当前国家政策熟记于心，在协助领导做出决策时才能取得效果，完整地落实领导的政策指示。而随着改革的不断深入以及形势的不断发展，人们的思维方式也会随之变化，包括价值取向也会产生改变。此时，文秘人员的头脑要有辩证的思维，使自己在时代变革中始终走在最前列。新形势下文秘人员熟练掌握思想政治知识是做好文秘工作最根本的前提，文秘人员自身要加强学习，通过看报、看电视、组织学习等途径，及时掌握国情国势，学习新的精神。

（二）文秘人员在道德方面的素养。爱岗敬业，忠心于自身岗位。这是所有行业最基本的职业道德素质，文秘工作也同样如此。高尚的职业道德素养是文秘人员职业素养的第一要素。文秘人员应具备强烈的责任感，认真、踏实的做好领导交代的各项工作。由于文秘人员大多与领导直接接触，在领导身边工作，能够接触很多内部机密文件，参与很多重要会议，消息接收迅速。因此，文秘人员必须遵守一定的职业道德规范，平时要谨言慎行，严格遵守保密规定，提高自身保密能力，从而养成保密习惯。在公司内部，文秘人员虽然职级不高，但用权便利，这便要求文秘人员恪尽职守，忠实履行自己应承担的相应职责，不掺杂任何个人感情，做好自己本职工作，不谋私利，客观公正。文秘工作的职能是上传下达，做的是协调辅助执行等工作，这不是文秘人员一人能独立完成的。文秘人员与领导沟通密切，文秘人员常被人当成领导的代言人，文秘人员便会因此产生错误认识，在处理与公司其他职员的人际关系时经常凌驾于他人之上，这样会间接影响领导的形象。文秘人员接触上下，会集左右，接待来客，应与公司其他人员密切配合，善于与他人沟通，步调一致，相互尊重，以便实现工作上的双赢。因而，谦虚谨慎，平等待人，真诚，举止大方得体也是新形势下文秘人员必备的素养。“文秘人员的一切工作都是围绕领导的工作来展开的，工作琐碎而又繁重，属于幕后人员。因此，文秘人员要服从领导安排，不计个人得失和名利，甘当绿叶，为领导做好辅助工作，全新全意为领导服务。” ^[4]

（三）文秘人员在专业知识方面的素养。文秘人员的工作涉及上下、内外等全方面工作，在瞬息万变的知识经济时代，新领域、新工作、新知识与日俱增，能够熟练运用现代化丰富的学识对新形势下的文秘人员尤其重要。文秘人员的专业知识由一定的知识结构组成，其中包括基础知识、专业知识、辅助知识。基础知识主要是指人文类、自然科学类的基础知识。虽然在校园都学习过这些知识，但是知识的深度、更新换代的速度等都不断产生变化，这就需要文秘人员在新的形势下紧跟知识的潮流，不断学习新知识。扎实的基础知识是文秘专业知识结构的根基，而牢固的专业知识则是文秘专业知识结构的核心部分。专业知识又分为理论知识和业务知识。专业理论知识包括文秘人员其在就业之前就已经掌握的文秘专业知识、写作知识等。而业务知识，不仅包括在校园和书本中学习到的一些文秘知识，还包括在不断的实践中汲取到业务知识。每个公司具有各自的情况，业务知识的利用也不尽相同，这就要求秘书人员在平时勤于思考，多多实践。辅助知识的范围相较于基础知识和业务知识则更宽泛，辅助知识一般包括法律方面知识、经济方面知识、行政管理方面知识、心理学方面知识和公共关系学方面知识等。辅助知识是为了配合文秘工作展开的，新形势下文秘人员要想提高其职业素养和自身的业务能力就必须具备一定的辅助知识。同时，掌握一定的业务知识也有助于文秘人员在处理问题时开拓新的思路。文秘人员自觉学习性要高，在这个“知识爆炸”的年代，新名词，新术语层出不穷，现在办公设备也同步更新，作为文秘人员更需要不断汲取新知识，准确运用新名词，新术语，利用空余时间学习新知识，通过各种渠道和方法进行学习，不断为自己充电，这些都是使文秘人员在这个形势不断发展的社会中立于不败之地的根本保障。

（四）文秘人员在业务能力方面的素养。作为新形势下的文秘人员首先需要精明的处理事务的能力。在新形势下，文秘人员负责的事情更多，职责更宽泛，有分内之事，也有协调其他部门的事情，还有一些领导临时交待的事务。只有同时做好这三方面的工作才能使领导和同事满意,实现共赢的局面。因此，文秘人员必须学会合理安排事务，分好事情孰轻孰重，把工作的先后顺序排好，这样才能提高工作效率，使自己处理事务的能力得到充分体现。其次，文秘人员与他人协调沟通能力也是很重要的一点。办公室人员之间的关系非常复杂，文秘人员需要广泛协调，各级领导之间，上下级之间，同事和部门之间都需要协调，甚至公司内部与外部也需要协调。在这样一个大环境的协调之下，文秘人员必须要兼顾各方利益，在大体上要做到既对上负责也对下负责，细节上要善于查漏补缺。而在协调对象上，无论是对领导还是对同事甚至对公司外部都要秉持谦虚的态度，文明有礼，从而促进部门之间的和谐，实现各方面关系的融洽。文秘工作的效率是直接受文秘人员沟通能力的好坏影响的，办公室与外界联系的纽带是文秘人员，文秘人员只有具有较高的协调沟通能力，才能调动其他部门通力合作，完成工作任务，实现工作上的双赢。再者，新时期文秘人员的另一个重要特点就是树立新的思想观念，坚持与时俱进，文秘工作要打破常规，从多层次、多角度、多侧面去认识、处理并解决问题。在工作时，文秘人员要善于提出新的问题和观点，敢于突破传统，发表自己的想法，研究新工作方法，提出新的建设性意见，工作上出现问题时要不断推出创新，挑战自己，从而更好的发挥其职能。最后便是临场应变能力。文秘工作涉及面广，灵活性强。在实际工作中，文秘人员时常会遇到许多出乎意料的复杂局面，在与公众、媒体打交道时，还会出现一些始料未及的新情况，这些突发情况有时现场必须紧急处理，甚至来不及请示上级。文秘人员良好的临场应变能力在此时此刻必须具备，文秘人员必须保持头脑清醒，沉着冷静，在现场综合实际情况迅速做出判断，及时提出解决方案，果断处理为领导排忧解难。发生危机时，以最小的代价来化解危机，维护组织形象，做到转危为安。一个优秀的文秘人员只有紧跟时代要求，持之以恒提升自身的综合业务能力，才能将其“参谋助手”的职能得到充分发挥。因此新形势下的文秘人员必须注重提高其综合业务能力。

三 新形势下如何培养文秘人员的职业素养

现代文秘人员大多都是文秘专业出身，在大学期间就已接受过系统的文秘教育，但面对形势的发展，社会对高校培养文秘人员也提出了新的要求。培养一位能适应新形势的文秘人员可以从明确文秘专业目标，确定文秘人员职业能力；提高师资队伍水平，进一步提高人才输出质量；确定适宜的授课计划，构建科学的课程体系；改善实训条件，为学生提供锻炼职业能力的平台；继续推进教育教学改革这些方面来培养文秘人员的职业素养。

(一）明确文秘专业目标，确定文秘人员职业能力。高校开设文秘专业是为了培养具有良好的职业素养，且能从事各项实际文秘工作的高端技能型专门人才。这就要求高校将培养文秘人员的自身能力放在首位，不仅要让学生掌握文秘专业必备的一系列专业理论知识，而且需要培养他们熟练的公文拟写与处理、会晤处理、办公室管理、会议策划等秘书职业技能。同时，培养目标也要紧跟市场对文秘人员的需求进行及时的调整和完善。

（二）提高师资队伍水平，进一步提高人才输出质量。自古以来，为师者传道授业解惑，只有高素质的老师才能培养出高水平的学生。教师的人品和其职业素养对学生有着相当大的影响。学生的人生观和价值观都与教师的言传身教息息相关。文秘专业是一门实践性很强的学科，所以提高专业教师水平是提高文秘专业学生职业能力的前提。文秘专业师资队伍的质量关系到文秘人员的整体质量，这就需要从多重方面一齐考虑，所以高校需建立一支业务能力强且整体素质高的师资队伍。高校可从企业或事业单位等地直接引进不仅具有文秘实际工作经验，而且具有扎实的文秘专业理论功底的专业人士来壮大教师队伍。也可加强对现任教师的专业能力培养，鼓励和支持教师到企业或事业单位和党政部门秘书岗位进行实践锻炼，把书本知识与职业实际相结合，这样不仅能弥补课堂教学中实践知识的缺乏，而且能增强教师的职业能力，从而从根本上提高文秘人员的职业能力。

（三）确定适宜的授课计划，构建科学的课程体系。各高校可通过对各行各业深入的调查研究，从而了解到现代社会企业对文秘人才的需求。也可以通过对往届毕业生的跟踪回访，来确定适宜的授课计划，以此再构建科学的课程体系，这样才能适应文秘专业学生对文秘职业能力的需求。高校在其课程设置上要以重点培养学生的实践能力为目标，突出文秘专业的技能课程。“不仅要开设秘书学、秘书写作、档案管理这些基本的文秘专业课程，还要开设一定的文秘专业基础课，如行政管理、企业管理和公共关系等。同时，像现代化办公、摄影摄像、多媒体与网络技术这些实用型技能课程也要开设。” ^[5]在设置必修课的时候要坚持内容精炼、结构合理的原则; 而在设置选修课的时候又要以坚持紧跟时代、技术先进为原则。除此之外，教师在进行专业课程教学时不仅要调动学生的学习兴趣，使学生积极参与课内实践，而且要让学生掌握文秘专业的基础知识，在课堂上当即对相关技能进行实践，为今后的职业能力培养打下良好的基础。高校还应该加强在教学内容、教学手段和教学模式等方面的改革，落实实践性教学，增加实践教学在本专业所占比重，系统设计并建立实践教学体系，培养学生实际操作能力和创造能力。高校在建立特色文秘专业时，要以文秘专业教材选择和课程体系建设为重点。在选择教材方面，要根据自身特点进行选择，以其教学特色为基准，再结合教学过程和经验进行选择，或教师直接编写个性突出、高质量的教材。在注重文秘课程设置的同时，也要制定相关的教学制度和教学文件，加强学风建设，上级要定期检查教学工作，根据教学质量和教学实际情况建立一套现代化、规范化的教学过程管理体系来保证教学计划的顺利完成。

（四）改善实训条件，为文秘专业学生提供锻炼职业能力机会的平台。大量事实证明传统的理论教学已不能适应社会需求，文秘人员只有在各种工作岗位上不断历练、学习才能形成良好的职业素养。高校需要做的是加大力度改善实训条件，这样才能为文秘专业的学生提供良好的锻炼职业能力的机会。在实训中模拟文秘角色，学会处理各类事件，体验文秘工作全过程，同时也可借此机会巩固课堂学习的理论成果。这就要求各大高校做到两方面的事情，第一，建设强大的校内实训基地。随着时代发展、社会发展以及当今时代对文秘职业能力的要求,高校应该不断更新并完善其实训方法、实验室设施来满足学生职业能力训练需要。同时也可通过各类赛事和各类晚会等进行实践。第二，高校应该积极与各大企业、公司建立良好的互惠互利的合作模式，建立并完善文秘专业校外实训基地，充分利用企业和事业单位及党政部门的资源，尽最大可能建立校外实习基地，使文秘专业学生在真实的文秘工作环境中增强其职业能力。只有多安排文秘人员多参加实践活动, 多进行实际训练, 身体力行地去践行文秘专业所学知识，在日常生活和实际工作中贯彻落实， 才能真正培养出一位优秀的文秘人员。

（五）继续推进教育教学改革。高校应根据专业培养的思路和目标，并结合自身的办学方向与特点，继续推进教育教学改革，努力开创教育教学新模式，教学新模式必须符合其自身情况，适应市场需求，特色鲜明，并具备可持续发展的前景。比如，文秘专业学生在校接受一定职业素养培养后，进入企业事业单位或党政机关进行实训，发现问题与不足后返校进行再次细致学习，充实之后再进入企业。通过这样的循环历练，学生的专业水平和整体素养便能得到大幅度提高

当今社会对文秘人员的需求量越来越大，对文秘人员的要求也越来越高。培养文秘人员的职业素养是一个长期的过程，不能一蹴而就。各个高校、从事文秘职业的人员、用人单位必须在实践中不断思考、总结、摸索，综合学校、社会各层面，通力合作，注重培养专业技能与职业素养，才能培养出更符合形势需要的文秘人才。

参考文献：

[1]陈合宜：《秘书学》，广州暨南大学出版社2001年版。

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