网络秘书——论信息时代秘书工作的新发展

论文总字数：8336字

摘 要

：在新的时代背景下，秘书工作与其他职业一样，都面临着新的挑战和机遇。通过了解网络秘书的发展背景、理清网络秘书与传统秘书之间的联系、认清网络秘书面临的挑战和前景的预测，从理论上对网络秘书现象进行研究，探讨在信息时代的背景下产生的“网络秘书”这一新的职业概念。

关键词：网络秘书，秘书工作，趋势

Abstract:  Under the background of new era, like other occupations, the secretarial work is facing many new challenges and opportunities. By understanding the background of the network Secretary"s development, sorting out the connection between the network secretary and the traditional secretary, and understanding the challenges and prospects the network Secretary face. To Study on the phenomenon of the network secretary. The main task is study the "network Secretary" of this new concept of occupation produced in the context of the information age .

Key words: the network secretary, secretarial work, trend

在20世纪90年代末，美国出现了“Virtual Assistant”（简称VA）一词，也就是我们所说的“网络秘书”，又叫“网上秘书”、“虚拟助理”、“电子秘书”。维基百科对“VA”的解释为：“一个独立的承包者，提供行政、技术，有时也为客户提供创意，并协助客户。” ^[1]（p4）还有一种解释是：“网上秘书是利用网络提供商业服务的自由职业者。” ^[1]（p4）“从宏观意义上讲网络秘书有三种含义：一是指一种计算机辅助秘书工作软件；二是指以网络为平台的服务公司和网站；三是指以网络为平台的网上助理等。” ^[2] 本文所针对的是第三种含义，也就是从网络秘书的职业概念来谈的。

一、 网络秘书的发展背景

（一） 经济条件

在经济时代飞速发展的背景下，企业对秘书的要求已经远远超出了传统秘书的能力范围。对于企业来说，为适应现代化、信息化的商业管理模式和办公模式，要求秘书拥有某方面的特殊能力。而传统秘书能力有限，且事务多、事情杂、任务重，许多任务传统秘书可能因为各种原因无法胜任，若另外聘请专人负责会提高企业成本。但若能聘用网络秘书完成某项任务给予报酬，既能快速高效地完成任务，又能分担秘书工作，更能节约公司成本。对于个人来说，网络秘书利用自身专业优势通过网络为平台可同时为多个聘用者提供专门、专业的秘书服务，这让企业在节约大量成本的同时，也能增加网络秘书的个人收入。

案例一：“80后的费新强现在是浙江一家秘书网站的负责人。2007年大学毕业后他就开始在一家电视台工作。半年后，他毅然辞去了工作准备自己创业。他和同伴在温州租了一间小屋作为工作室，专门提供网络秘书服务。他们的客户主要是一些中小型企业，这些企业平常写的策划案相对较少，另外建立一个部门成本较高，聘请网上秘书可以降低成本，收费也比那些专业的策划公司和广告公司低很多。而对于从事网上秘书的人员来说，他们可以自由地选择工作方式，很大程度地降低了交通成本，更能够增加自己的收入。费新强的秘书网站经营三年以来，拥有了许多固定客户，很多企业的文案策划都会请他们操作。现在他的网站手下有约150人的写手团队接受分派任务，包括各类策划，商业计划书、销售报表。大部分成品交给顾客之后，改一两次就没问题了，也没有找麻烦的。能让愈来愈多的写手通过秘书网站赚到钱，是他感到幸福的事。” ^[3]

从案例中能够看出，无论是企业还是个人，在聘用网络秘书这一点上，双方都是受益方，没有利益的冲突。在社会竞争激烈的背景下，企业希望不断地降低成本，而个人希望获得更加可观的收入，而网络秘书恰好满足了这样的需求。

（二） 技术条件

网络秘书的产生和发展离不开网络技术的支持。自上世纪80年代计算机传入中国以来，在短短的30多年时间内，中国已经成为一个信息化国家。“当今世界，由于科学技术的迅猛发展，以微电子学理论为基础，微电子技术和现代化通讯技术为主体，以全球信息互联网的迅速拓展为标志，把人类推向信息网络时代。” ^[4]网络的飞速发展催生了很多新事物的产生和发展，网络秘书就是基于网络技术而发展起来的。网络秘书通过网络为媒介，与聘用者联系、沟通、产生合作关系。同时利用网络完成所有工作，计算机是网络秘书工作的重要工具。同时，由于简单的工作工具，使得网络秘书的工作时间和地点非常自由。然而，网络技术的日新月异，也使网络秘书面临着更多的挑战。

（三） 职业背景

网络秘书的产生基于秘书事业的成熟、转型和多样化。改革开放以来，我国秘书事业的发展进入了一个新时代。“秘书从业人员队伍的不断壮大，秘书职业教育从无到有，秘书理论、学术研究空前繁荣，秘书学会开始在各地出现，” ^[5]（p39）这些都体现出秘书事业在逐渐走向成熟。如今，各大高校纷纷开始设立秘书专业，开设秘书课程，传授专业知识，让更多的人了解秘书行业，从事秘书工作。

而秘书的服务形式也呈现出多样化。传统的秘书主要服务于企业、政府或学校。如今，随着社会的发展，人们的思维已经脱离传统的禁锢。以微博秘书为例，微博秘书，顾名思义秘书为博主服务。“一般来说，微博秘书负责微博的线上日常维护，包括建立微博群、拓展粉丝数量、发布信息、处理粉丝咨询等工作，同时利用微博为平台组织定期线下活动服务，如开展新闻发布会、产品展览会等宣传、推广活动。” ^[6] 秘书形式的多样化也是时代发展的结果。但秘书事业的总体发展直到现在依然跟不上时代的步伐。二十一世纪的今天，时代的飞速发展和科技的不断创新使秘书事业的发展遇到瓶颈，日益成熟的秘书事业已经到了无法避免的转型时期。网络秘书就是在这种情况下产生的。

二、 网络秘书与传统秘书工作之比较

网络秘书是由传统秘书为基础发展而来，这就决定了他们之间有着密切的联系。首先，从工作性质上来说，他们都为聘用者提供服务。其次，从工作目的来说，都是为聘用者解决问题，获取报酬。从工作内容来说，他们在对信息的传递和处理、文件的收集与整理上有相交之处。最后，从工作沟通过程来看，他们都需要和聘用者进行不断地沟通和反馈。

然而，网络秘书作为一种新生事物，必然与传统秘书之间存在许多不同之处。

（一） 工作方式的差异

工作方式的差异主要体现在由传统秘书的手动操作转变为网络秘书的网络办公这点上。纸质文件和档案的收集和整理一直占据了传统秘书工作中的较大比例。这就意味着传统秘书需要经常进行繁杂、沉重的手工劳动。但处于网络时代的今天，纸质文件被电子文

件所取代，文件由手写转为由键盘输入电脑。纸质档案也被输进电脑，逐步被电子档案所代替。这样一来，就将传统秘书从手工劳动中解救出来，但是传统秘书的主要工作方式依旧是以公文办理为主，对于电脑的运用仅仅停留在输入和保存信息、收发文件等简单的操作上，电脑只作为辅助工具来使用。传统秘书作为事务性和技能性工作，传统秘书的主要职能除了公文办理之外还要处理各类事务。

而网络秘书工作依赖于计算机。网络秘书将电脑视为主要的办公工具，完全通过对电脑的操作和软件的应用完成工作，通过现代办公设备，如电话、传真机等进行沟通。作为信息化和智能型服务，网络秘书主要借助计算机这一智能设备为工作平台，对信息进行运用和处理，使工作方式有了很大程度的转变。

案例二：“张晓芹有大约五年的公共关系及市场营销从业经验。后来，她偶然发现了一家提供网上秘书训练的网站，她看到这种职业的出现可谓带来了双赢的局面，于是她放弃了一份收入颇丰的工作，做起了网上秘书。客户们通常只是在某一段时间内需要某个方面的专家，有了网上秘书，他们不需要出钱购置一些硬件设施，也不存在分红以及税收一说。之后，张晓芹在网络以及别人的引荐下慢慢找到了更多的客户，这也是网上秘书的典型工作方式。” ^[7]

放弃高收入的工作而选择做网络秘书可以说是一次非常大胆的尝试，与普通的工作方式不同的是，网络秘书主要通过计算机完成所有工作，去除了交通出行，上班打卡，面对领导等日常程序。网络秘书工作的进行对硬件设施没有要求，主要是对个人能力的运用和对软件的操作。

（二） 服务对象的区别

传统秘书工作的服务对象是一对一的工作服务。当然也有大型企业会专门设立秘书机构，那么就会出现多对一的服务现象。以一对一的工作服务来说，传统秘书通常就职于一家公司企业，专门服务某位领导对象，完成领导的工作指令，做好上传下达工作。而网络秘书的服务对象则是能同时为多人提供工作服务。传统秘书在职期间和其他许多职业一样，有固定的工作时间和工作对象。但是网络秘书的工作时间很有弹性，可以将网络秘书作为固定职业，也可以利用业余时间进行工作，周末、半夜、凌晨……没有人限制工作的时间，只要在约定期限之前完成任务便可。

案例三：“2004年杨丽研究生毕业，24岁的她就职于一家跨国公司。她的工作表现一直非常出色。但是2008年的经济危机导致公司破产，杨丽失业。一次偶然的机会，她的一位正在创业的好友通过网络向她求助，希望杨丽能够帮助他整理一份资料。这份资料里都是需要整理分类的原始材料。这个任务对于有四年跨国公司在职经验的她来说非常简单，杨丽不仅很快完成任务，还为整理的资料设计表格，一一排列，使资料分类一目了然。后来好友激动地表示，他的秘书需要几个星期才能完成的工作，杨丽只需几个晚上就能出色完成，并且执意要付给杨丽应得的劳动报酬。对于失业的杨丽来说，当她拿到这份报酬时，感到前所未有的喜悦与自信，她想到，这也许是一个新的机会，可以让她走出失业的困境。

于是，杨丽通过网络，筛选出一家秘书网站，发布了自己的求职简历。两天后杨丽就收到了一家公司的求助信。因为发信函过慢，打电话不仅费时又贵，信上希望杨丽能够帮助该公司向200位世界各地的客户发送每份约100字但是内容各异的电子邀请函。杨丽用时两天完成了这一任务，得到了这位老板的赞赏，并获得了酬劳。然后杨丽的雇主渐渐多了起来，让她有点应接不暇。工作的内容从帮助雇主制定商业计划到撰写加急邮件，为了把握这些工作机会，杨丽随时待命，只要有需要，她愿意随时为素未谋面的雇主提供工作服务。由于工作时间自由，没有环境约束，并且付出与收入是成比的，这让杨丽看到了网络秘书的独特魅力。”^[8]

杨丽在遇到挫折时，通过一个偶然的机会接触到了网络秘书，并且她很好地利用了这个机会，投身到网络秘书工作中去。网络秘书的工作对象是不确定的，可能是身边的朋友更可能是素不相识的陌生人，可能是对面大楼的小企业也可能是远隔重洋的大公司。

（三） 工作内容的差异

首先，在工作数量上，传统秘书会得到来自一位领导的多项指令。可能有行程安排、组织会议或者文书处理。而网络秘书通常是同时得到多位雇主的不同任务。每位雇主的任务都是单一的，可能甲雇主需要一份策划案，而乙雇主需要的是一个资料库。

其次，在工作任务方面，“传统秘书工作有文书的办理整理，立卷归档，会议的组织，接待工作，值班工作，信访工作，印信管理，车辆调度，甚至还包括后勤服务等，” ^{[5] （p39）}这些都是网络秘书无法取代的工作内容，是传统秘书工作存在的重要价值。而网络秘书通过熟练运用各类办公的机器、网络和软件，来编辑处理文件，收发电子邮件，撰写报告，更需要会协助企业管理，参与生产和贸易。值得一提的是，网络秘书已经改变了秘书与聘用者之间的工作关系，传统秘书与领导为雇佣关系，而网络秘书与聘用者之间不仅有雇佣关系有时还会有合作关系。因为企业需要的网络秘书不仅仅停留在雇佣其为企业完成某项任务，更会让网络秘书为公司出谋划策。因此网络秘书不仅要掌握基本的秘书知识和电脑操作知识，更要成为“智囊型”的人物。

案例四：“把一艘20米长、订制建造的游艇从香港挪到纽约或迈阿密需要多少钱？一旦将这艘船挪到纽约，维持它，包括聘请一位24小时待命的经验丰富的船长又得花多少钱？这是54岁的苏珊娜· 斯特默做网上秘书以来的第一份工作。她花了3个星期的时间为她的客户——一位来自香港的投资银行家找到了答案：将游艇从香港挪到纽约要花97000美元，而要维持它每月得花7000美元。在斯特默的帮助下，银行家决定在香港将游艇出售，然后在纽约买一条新游艇。”^[1]（p4）

由此可见，网络秘书的工作已经不仅仅停留在秘书专业技能和电脑操作的层面，而是有可能需要更加灵活地为客户解决各种实际问题。

（四） 获酬方式的区别

传统秘书通常以时间为单位获得固定的酬劳，而网络秘书则以具体任务为单位获得薪

酬，并且每项任务的薪酬不一。传统秘书的收入通常有这几部分组成：工资、津贴、福利、奖金、办公费等，需要按月支付，人力成本较高。而网络秘书的酬劳按照合同约定一次性付清，人力成本较低。对于传统秘书来说，酬劳比较固定，没有突破的可能。对于网络秘书来说，接到的工作任务越多，获得的薪酬就越多，相反，如果没有人聘用网路秘书，那么网络秘书将无法获得收入。仍以案例一的杨丽为例，她在完成好友的任务后，获得了1000元的报酬，在帮一位老板发完200封电子邮件后获得了800元的报酬。只要有任务，就能获得一定的酬劳，当然，这些都要建立在个人能力强、个人和企业相互信任等的基础之上。

三、 网络秘书面临的挑战

（一） 个人角度

从网络秘书的角度来说，网络秘书自身存在着很多问题。首先，网络秘书这一职业刚刚兴起，人们对网络秘书的了解还不多，网络秘书还没有真正在行业中立足，只是刚刚进入人们的视野，大部分人还不清楚什么是网络秘书。

其次，网络秘书被很多人看作副业。由于网络秘书的收入不稳定，大部分人在了解网络秘书之后，将其变成一项副业。他们照常上班，选择在业余时间比如下班后或者周末来完成网络秘书工作任务，赚一些外快。真正认为网络秘书具有发展前景，并将其当成自身职业来工作的人很少。

最后，从网络秘书的素质来看，网络秘书的就业是没有门槛限制的的。由于网络秘书与聘用人主要运用网络和电话进行沟通，现实生活中没有任何往来，这就增加了网络秘书的神秘性。并且，任何人都可以通过网络发布简历，网络秘书的工作资历和能力，自身素质，诚信度，工作效率和质量，职业道德水准都没有衡量的标准，使其可信度、真实性受到怀疑。

（二） 企业角度

第一，企业在对网络秘书的选择上存在难度。企业在选择网络秘书时要考虑到许多问题。首先，企业需要对网络秘书各方面的真实性做出判断，在不清楚网络秘书的职业道德水平的情况下，企业很难将复杂的工作交付于一个陌生人。其次，企业都非常注重保护商业机密，这是企业最核心最关键的内容。在与网络秘书的合作过程中，由于无法直接管理网络秘书，就会增加泄露机密或重要文件的隐患。

第二，企业的诚信度如何也是问题所在。有时网络秘书接受了企业的任务，企业会先支付一部分定金，在任务完成提交后，可能就联系不到企业了。企业是网络秘书需求的直接提供者，如果连企业自身都无法做到诚信，那么网络秘书的今后的发展仍将面临挑战。

（三） 社会制度方面

由于网络秘书还是一个新生事物，各方面的发展还没有成熟，社会还没有给网络秘书下一个明确、清晰的定义。

第一，网络秘书的准入门槛没有衡量的标准。对于如何才能成为一名合格的网络秘书还没有确切的衡量标准，这让网络秘书的从业人员素质参差不齐，无法进行有效管理。

第二，没有设立专门的网络秘书服务平台，为从业人员创造更多的机会。如今大大小小的网络秘书就业网站比较分散、零碎，无法形成一定的规模，这让优秀的网络秘书从业者才华无处施展，也让企业的需求没有着落。

第三，没有制定相关立法来规范这一行业。法律法规是约束和规范行业健康发展的基础。没有法律的支持，当从业者或企业的利益受到侵害时，就无处维权，无法申诉。

四、 对网络秘书未来发展的趋势预测

到现在为止，网络秘书的发展仍然十分艰难。事物的发展都要遵循优胜劣汰的法则，如果网络秘书无法战胜挑战，那么必定会被时代所淘汰。然而，网络秘书实际上是把双刃剑，尽管他依旧存在许多问题，短时期内还无法成为秘书行业中的主流，但是，网络秘书与传统秘书相比较而言更具优势。

对从业者来说，网络秘书的工作时间、工作地点、工作内容等都可以自由选择，这一点能够满足很多现代人渴望拥有更多工作自由的想法。从文中的几个案例看来，已经有一部分思想活跃大胆的年轻人投入到网络秘书工作的阵营中去。对企业来说，随着经济全球化、一体化的发展进程加快，企业的商业规模扩大，非常需要既能够帮助企业提高办公效率，又节约人力、财力的网络秘书人才。尽管企业对网络秘书行业存在忧虑，但是作为以盈利为目的的企业来说，在利益面前，仍有部分企业尝试选择网络秘书为他们完成工作，并且效果不错。对市场而言，如今网络秘书的缺口和需求都非常大。从业者需要一个新的求职平台来发挥能力，获取报酬；而企业也需要通过这一平台更大程度的获利。

由此看来，网络秘书的存在和发展是顺应时代潮流的，符合市场的经济规律，因此网络秘书的发展空间很大，这个行业在未来是具有发展前景的。 美国著名作家玛丽安·萨尔兹曼早在1998年就指出，“展望21世纪的生活方式，就经济与技术层面而言，网上秘书将发挥智能代理人的作用，负责收集你最感兴趣的消息，并处理商业和社会函件。”^[1]（p5） 现在看来，她的预言正在实现。

五、 结论

综合对网络秘书各方面的分析，对网络秘书的定义列出以下表格。

	网络秘书（又称网上秘书）
工作时间	自由、弹性
工作地点	自由、一般为家中
工作对象	可同时进行多项任务
工作内容	处理信息、解决问题
工作工具	电脑、网络
工作关系	雇佣型、合作型
沟通渠道	网络、电话
获酬形式	合同约定
工作性质	服务型、业务性工作

作为新生事物的网络秘书，拥有很多有利的背景条件，虽然在发展过程中面临很多挑战，但也有许多优势，非常具有发展前景。

参 考 文 献

[1]耿志红，孙芳芳：《浅谈信息时代秘书工作的新发展——网上秘书》，秘书之友，2009，5：4-6.

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